Créez votre propre application

Faites fonctionner votre application Simitless de la manière correspondant à vos méthodes de travail.

Pour travailler efficacement avec n’importe quel système, vous devez comprendre et identifier votre propre façon de travailler. Chaque étape de vos activités requière, en général, la gestion de différentes données. Toutes ces données, une fois regroupées et structurées vous donneront les informations nécessaires pour prendre les bonnes décisions dans le contexte de votre activité.

Dans une application Simitless, vous pouvez regrouper en un seul endroit toutes les données dont vous avez besoin pour informer vos décisions, en fonction de la façon de travailler qui vous est propre. Observons comment vous travaillez et comment cela peut être traduit en structure logique d’une application.

1. Définissez vos objectifs

Tout d’abord, définissons vos objectifs et leurs contextes. Ensuite, nous pourrons en dériver des étapes qui formeront votre propre façon de travailler. Considérons l’énoncé suivant :

J'ai besoin de [...] lorsque [...] afin que [...].

Cette phrase est utilisée pour expliciter 3 choses :

  • Qu’est-ce que vous avez besoin de faire
  • Quand devez-vous le faire
  • Comment observerez-vous le résultat de votre action.

Exemples d'objectifs

Si vous êtes formateur :

J’ai besoin d’enregistrer les informations de mes client lorsque j’ai un contact avec un client afin que je puisse les contacter efficacement et régulièrement.


Si vous êtes un vendeur en ligne :

J’ai besoin de suivre les informations de commande lorsque je reçois des nouvelles commandes afin que les commandes soient traitées en temps et en heure puis livrées rapidement aux clients.


Si vous êtes une entreprise :

J’ai besoin de connaître l’état d’un projet lorsque le projet change afin que je puisse connaitre facilement les informations des clients, des prospects, des partenaires et de la facturation.


2. Identifiez votre besoin d’information

Une fois que vous savez ce dont vous avez besoin, il est beaucoup plus facile d’identifier les informations nécessaires pour travailler sur cette tâche. Pour votre besoin, identifiez le principal sujet d’information.

Ensuite, pour ce sujet, identifiez les données clés qui définissent ce sujet.

Exemples de besoins

Client (nom, e-mail et coordonnées téléphoniques)


Commande (Description, Origine de la commande, montant, suivi d’expédition, Client [Nom, adresse de livraison] )


Projet (nom, code, devis, factures, clients)


3. Construisez une structure

Pour construire une structure pour vos données, vous commencez par votre sujet principal. Dans votre application Simitless, ce sujet principal devient un type de données (objet). À partir de là, vous allez construire une structure arborescente définissant la structure de vos données.

Les objets dans Simitless sont des types de données qui contiennent d’autre types de données : des champs ou des objets. Chaque nouveau champ ou objet devient comme une branche, générant une structure arborescente.

Exemple de structure
  • Client
    • Nom
    • E-mail
    • Téléphone

  • Commande
    • Description
    • Origine
    • Montant
    • Suivi d’expédition
    • Client
      • Nom
      • Adresse de livraison

  • Projet
    • Nom
    • Devis
    • Factures
    • Client

4. Développez votre structure

Vous remarquerez qu’il s’agit d’un simple travail de décomposition et de définition. Vous commencez avec un objet et vous essayez de définir quelle partie de celui-ci doit être décomposée en plus petits éléments d’information. Vous pouvez continuer à décomposer vos objets dans cette forme d’arbre, jusqu’à ce que vous n’ayez qu’une seule valeur de données pour chacune des feuilles finales.

À ce stade, essayez de vous concentrer sur les informations dont vous avez besoin pour effectuer l’objectif défini. La tentation peut être forte d’ajouter à votre structure tout ce qui pourrait être potentiellement pratique dans le future mais il y a un fort risque que la complexité qui serait générée crée des problèmes dans la mise en place des processus de travail entourant l’utilisation de votre application.

Gardez-en tête la façon dont vous fonctionnez réellement, actuellement, pas la façon idéale que vous souhaitez adopter dans le future. Les choses doivent se mettre en place petit à petit.

Exemple de structure développée
  • Client
    • Nom
    • E-mail
    • Téléphone
    • Catégorie (Professionnel, Particulier, Agent Public)
    • Entreprise
      • Nom
      • Adresse
      • Site Internet

  • Commande
    • Date de commande
    • Description
    • Lien vers l’article (origine de la commande)
    • Montant
    • Numéro de suivi d’expédition
    • Date d’envoi
    • État du paiement
    • Client
      • Nom
      • Adresse de livraison
      • Adresse de facturation

  • Projet
    • Nom
    • Date de début
    • Date d’échéance
    • Devis
      • Date
      • Détails
      • Montant
      • Interlocuteur principal (Client)
      • Fichier (PDF)
      • Validation
    • Facture
      • Date
      • Devis validé
      • Détails
      • Montant
      • Interlocuteur principal (Client)
      • Fichier (PDF)
    • Client
      • Nom
      • E-mail

5. Consolider en une structure pratique

Vous avez défini votre structure, il est maintenant temps de définir si certaines informations seront réutilisables ou seulement utilisées à un seul endroit. Examinez chaque sous-objet dans vos arbres de données. Pour chacun d’eux, sont-ils réutilisables dans plusieurs enregistrements ? Sont-ils dupliqué à plusieurs endroits ? L’information de l’objet va-elle changer dans le temps ? Si la réponse à toutes ces questions est oui, la définition de l’objet peut être définie comme un type de données principal puis simplement lié au type de donné qui était son parent dans l’arbre. Cela évitera, entre autre, de saisir les mêmes informations plusieurs fois.

Liste de selection ou objet ? Un autre facteur à considérer lors du choix entre une liste de sélection et un objet : qui modifiera les informations ? Si les utilisateurs réguliers de l’application doivent pouvoir modifier les données des enregistrements “enfant” au même titre que les données du type de données principal, définir un nouvel objet peut être plus approprié. Si la liste de choix à sélectionner, ne doit être modifiable que par un administrateur de l’application ou quelqu’un qui a le pouvoir de modifier le fonctionnement de votre application, alors il devrait probablement s’agir d’une liste de sélection.

Exemple de structure pratique

Dans le cas de notre Formateur, l'Entreprise peut être la même pour plusieurs Clients au fil du temps. Par conséquent, nous allons le définir en tant qu’objet principal.

Il est peu probable que le champ Catégorie change avec le temps. Certaines catégories peuvent être ajoutées, modifiées ou supprimées, mais il est peu probable que cela se produise très souvent une fois définies. Nous décidons alors de définir le champ de Catégorie comme une simple liste de sélection de valeurs.

  • Client
    • Nom
    • E-mail
    • Téléphoner
    • Catégorie (Professionnel, Privé, Publique)
    • Entreprise (Lien)
  • Entreprise
    • Nom
    • Adresse
    • Site Internet

Dans le cas de votre vendeur, un client peut créer plusieurs commandes au fil du temps. C’est pourquoi nous créons un type de données distinct pour les Clients, indépendant des Commandes afin que les enregistrements des clients puissent être réutilisés dans plusieurs commandes.

Cependant, il est peu probable que les Adresses du client soient réutilisées pour différents clients. Nous pouvons le garder simplement répertorié dans le type d’enregistrement Client.

Vous remarquerez peut-être qu’il y a deux adresses différentes. Pourquoi ne regroupons-nous pas ces informations dupliquées dans un seul type d’enregistrement (sous-objet) ? Cela permettrait également de définir plus de types d’adresses (livraison, facturation, devis, représentation, etc.). Définir un nouveau type de données (objet) dans ce cas ajouterait un niveau de complexité supplémentaire dans la structure générale, mais sans grand gain pratique en terme d’utilisabilité. La recommendation de rester le plus possible simple s’applique toujours. Ici, simple signifie : “avec aussi peu de niveaux et de champs que nécessaire”. Vous pouvez toujours ajouter des informations supplémentaires plus tard, si le besoin se précise.

  • Commande
    • Date de réception
    • Description
    • Lien vers l’article (origine de la commande)
    • Montant
    • Numéro de suivi d’expédition
    • Date d’envoi
    • État du paiement
    • Client (Lien)
  • Client
    • Nom
    • Adresse de livraison
    • Adresse de facturation

Dans le cas de l’application de gestion d’entreprise, le modèle est déjà un peu plus complexe. Les Devis et les Factures sont liés à un Projet, cependant, un client peut être lié à de nombreux projets. Vous pouvez même trouver le cas où il y a plus d’un client sur le même Projet. Nous définissons donc le type de données Client comme un type de données principal, mais nous conservons Devis et Factures comme sous-objets d’un Projet. Ceux-ci ne changeront probablement jamais de projet une fois créés.

Étant donné que, sur un Projet, un seul client peut être le destinataire d’une Facture ou d’un Devis, faisons de ceux-ci un lien vers la fiche Client. Nous ne voulons pas avoir à saisir les détails du client, à nouveau, dans chaque facture.

  • Projet
    • Nom
    • Date de début
    • Date d’échéance
    • Devis
      • Date
      • Détails
      • Montant
      • Interlocuteur principal (lien vers une fiche client)
      • Fichier (PDF)
      • Validation
    • Facture
      • Date
      • Devis validé
      • Détail
      • Montant
      • Interlocuteur principal (lien vers une fiche client)
      • Fichier (PDF)
  • Client
    • Nom
    • E-mail

6. Choisissez vos types de données

Vous pouvez trouver une liste des types de données objets ainsi que des types de données champs disponibles dans Simitless, dans la documentation sur les types de structure de données de la plateforme.

Pour chacun des types de données que vous avez définis dans votre structure arborescente, vous pouvez maintenant choisir le type de données à stocker dans ce champ. Le type de données est utilisé pour représenter vos données d’une manière plus facilement utilisable dans votre application (Champ texte, champ de nombre, date, …)

Les types de données objets sont susceptibles d’être tous des tableaux, pour commencer, sauf si vous avez des besoins spécifiques pour des fonctionnalités telles qu’un Calendrier, une [Carte géographique](/ applications/types/objects/#:~:text=Map), ou une Galerie d’images, par exemple.

Les types de données champs peuvent prendre plusieurs formes. Les principaux types de données champs sont ligne de texte, bloc de texte, e-mail, numéro de téléphone, chiffre, date ou liste de sélection de valeur. Vous pouvez trouver une définition complète de chaque type de données dans la page de documentation sur les Champs de données mais l’information de ce guide est probablement suffisante, pour l’instant, pour définir quel est le type de donnée. nécessaire pour votre champ de données.

Exemple de types de données
  • Client [Tableau]
    • Nom [Texte]
    • E-mail [E-mail]
    • Téléphone [Téléphone]
    • Catégorie [Sélection de valeur] (Professionnel, Privé, Publique)
    • Entreprise [Lien] (Entreprise)
  • Entreprise [Tableau]
    • Nom [Texte]
    • Adresse [Bloc de texte]
    • Site internet [URL]*

  • Commande [Tableau]
    • Date de réception [date]
    • Description [Bloc de texte]
    • Lien vers l’article (origine de la commande) [URL]
    • Montant [Argent]
    • Numéro de suivi d’expédition [Colis]
    • Date d’envoi [Date]
    • État du paiement [Sélection de valeur]
    • Client [Lien] (Client)
  • Client [Tableau]
    • Nom [Texte]
    • Adresse de livraison [Bloc de texte]
    • Adresse de facturation [Bloc de texte]

  • Projet [Tableau]
    • Nom [Texte]
    • Date de début [Date]
    • Date d’échéance [Date]
    • Devis [Tableau]
      • Date [Date]
      • Détails [Bloc de texte]
      • Montant [Argent]
      • Interlocuteur principal [Lien] (Client)
      • Fichier [Fichier] (PDF)
      • Validation [Sélection de valeur]
    • Facture [Table]
      • Date [Date]
      • Devis validé [Lien] (Devis)
      • Détails [Bloc de texte]
      • Montant [Argent]
      • Interlocuteur principal [Lien] (Client)
      • Fichier [Fichier] (PDF)
  • Client [Tableau]
    • Nom [Texte]
    • E-mail [E-mail]

7. Créez votre structure de données dans Simitless

Vous êtes maintenant prêt à créer la structure de données de votre application Simitless. Si vous ne l’avez pas encore fait, créez une application vide et ajoutez de nouveaux types de données correspondant à votre conception, réalisée dans l’étape précédente.

Exemple de création de types de données

Création de structure pour l’application de Formateur

Création de structure pour l’application de Formateur

Création de structure pour l’application de Vendeur

Création de structure pour l’application de Vendeur

Création de structure pour l’application de gestion d’Entreprise

Création de structure pour l’application de gestion d’Entreprise

8. Ajoutez les rubans et la dentelle

Maintenant, vous pouvez à présent commencer à utiliser votre application, les bases sont là. Cependant, pour aller plus loin, vous pouvez également passer un peu plus de temps sur le design et affiner ses fonctionnalités.

Qualité des données, paramètres de type de données

Pour améliorer le comportement de votre application, améliorer les interactions que vous avez avec votre application et réduire le potentiel d’erreurs de saisie, la plateforme Simitless fournit les outils suivants :

  • Contraintes : Les Contraintes vous aident à vous assurer que les données saisies dans votre application correspondent à ce qui est attendu logiquement. Cela permet d’améliorer la qualité et la cohérence des données de votre application en alertant l’utilisateur d’erreurs de saisies. Les contraintes simples sont comme un filtre de recherche qui vous aide à vous assurer que les données saisies dans votre application sont valides. Les contraintes de champs obligatoires désactivent les champs de données lorsque d’autres champs ne remplissent pas les conditions prédéfinies. Les contraintes d’exigences de valeur vous permettent de définir des exigences spécifiques pour des valeurs spécifiques.
  • Formules de calcul : Parfois, les champs n’ont pas besoin d’être saisis manuellement dans votre base de données. Si vous pouvez penser à une quelconque méthode pour automatiser le calcul de leur valeur, vous gagnerez encore plus de temps. Les formules de calculs peuvent être déclenchées par un calcul automatisé à chaque changement de données, ou comme valeur par défaut du champ, calculée uniquement lors de la création d’un nouvel enregistrement, ou encore, comme une opération manuelle par un utilisateur.
  • Paramètres des types de données : chaque type de données a un objectif spécifique et nécessite donc un comportement et une présentation spécifique. La plateforme vous offre plusieurs options pour chaque type de données. Les paramètres des types de données incluent des Options de comportement, Options d’affichage d’entête et d’actions, Options de listes d’enregistrements, Options de qualité des données, Options de comportement d’affichage et Options de positionnement visuel, pour affiner le comportement et la présentation dde vos applications.

Outils

  • Envoi d’e-mails : si vous souhaitez envoyer des e-mails depuis votre application, vous pouvez définir les Paramètres d’envoi d’e-mails dans votre application et permettre à un serveur SMTP de gérer vos e-mails sortants pour votre application. Ceci est utilisé pour l’exemple du Formateur. Notre Formateur est maintenant capable de diffuser sa newsletter directement à l’ensemble de ses clients sans avoir à envoyer les messages un par un, ou même en utilisant le champ e-mail bcc (ce qui réduit la qualité et la délivrabilité de vos messages). Pour cela, il existe l'outil d’envoi d’e-mails en masse, directement intégré à votre application.
  • Modèles de transformation : les modèles de transformation vous permettent de définir des modèles de documents pour transformer des enregistrements en impressions, en documents téléchargables ou en texte exportable. Cette fonctionalité est utilisé dans nos exemples Vendeur et Entreprise. Grâce à cette fonctionalité, chacun d’eux est en mesure de créer des documents de résumé de l’activité de son entreprise et de les transmettre à son comptable tous les mois.

9. Identifiez votre flux d’informations

Allons encore plus loin, surtout si vous souhaitez créer une application destinée à être utilisée par plusieurs personnes. Si vous faites tout vous-même, seul, vous n’aurez pas besoin de cette section, mais dès que plusieurs personnes associent leurs efforts, il est utile de définir des rôles, pour renforcer la sécurité, et améliorer la qualité des données.

Qui fait quoi ?

Vous pouvez identifier les rôles des personnes travaillant sur votre application en définissant vos flux d’informations. En règle générale, dans l’utilisation d’une application, il existe des moments distincts où les données sont saisies et où elles sont consommées (utilisées).

Pour compléter cette étape, vous pouvez prendre la phrase suivante, et, pour chaque étape du flux de traitement de l’information, en répéter le modèle :

Les enregistrements [...] sont [créés, utilisés, mis à jour, exportés, importés, supprimés]
par [...] lors de [...].
Exemple de définition de rôles

Rôle d’éditeur, avec le droit d’envoyer des e-mails
et de supprimer uniquement ses propres enregistrements

Rôle d’éditeur, avec le droit d’envoyer des e-mails
et de supprimer uniquement ses propres enregistrements
  • Les enregistrements Client sont créées par le formateur lors d’une rencontre avec un nouveau client.
  • Les enregistrements Client sont créées par l’assistant lors du traitement d’un message de prise de contact entrant.
  • Les enregistrements Client sont utilisées par l’assistant lors de l’envoi d’un message promotionnel.

Le formateur saisit des données lorsqu’il obtient des informations sur les clients, soit par e-mail, soit en personne, ou au téléphone. Il utilise ensuite les informations des clients lors de l’envoi de messages de prospection, de marketing ou pour l’envoi de messages individuels. Dans le cas où il n’y a qu’une seule personne utilisant l’application, et que cette personne assure à la fois la saisie et l’exploitation des données, aucun rôle supplémentaire n’est nécessaire.

Si notre formateur venait à embaucher un assistant chargé de saisir les données et d’envoyer des communications aux clients, nous pourrions créer ou modifier un rôle éditeur qui aurait le droit de modifier les enregistrements et d’envoyer des e-mails dans l’application. L’assistant (avec le rôle éditeur) ne pourra cependant pas modifier la structure de l’application comme le fait le créateur de l’application.

Création des rôles Vendeur et Emballeur

Création des rôles Vendeur et Emballeur
  • Les enregistrements Commande sont créés par le vendeur lors de la réception d’une notification de vente de sa boutique en ligne.
  • Les enregistrements Commande sont utilisés par l’emballeur lors de l’emballage d’un colis.
  • Les enregistrements Commande sont mis à jour par l’emballeur lors de l’envoi d’un colis.

Un vendeur indépendant fait peut être tout par lui-même, sans rôles spécifiques, mais à mesure que l’entreprise progresse et que l’équipe s’agrandit, les rôles de chaque membres de l’équipe peuvent devenir plus spécifiques. Un vendeur peut être spécialisé dans la prise de commandes tandis qu’un emballeur peut s’occuper uniquement de l’expédition.

En fonction de votre tolérance et de votre confiance, vous pouvez simplement utiliser le rôle editeur pour les deux profils, car il leur permet par défaut de modifier les données, mais pas la structure des données de l’application. Chaque utilisateur doit avoir son propre compte d’utilisateur de toute façon et cela ne coûtera rien de plus d’avoir plus de comptes sur la plateforme (la facturation se fait par siège utilisant les applications en même temps, quel que soit le nombre total d’utilisateurs que vous créez).

Pour mieux spécialiser les rôles, vous pouvez créer un nouveau rôle pour le vendeur et un autre pour l’emballeur.

Ensuite, pour chacun de ces rôles, vous pouvez définir les droits globalement dans l’application, ou vous pouvez sélectionner l’option [Définir des droits spécifiques dans les types de données (disponible pour les objets et pour les champs de données)](/applications/ types/settings/#override-user-rights). Ensuite, pour chaque rôle, sélectionnez les droits associés pour pouvoir afficher ou modifier les valeurs ou éventuellement créer et supprimer des enregistrements.

Pour l’exemple d’application de gestion d’entreprise, il pourrait y avoir de multiples possibilités, en fonction de votre situation, de vos employés ou des membres de votre équipe. Voici une première approche (incomplète), pour cette situation.

  • Les enregistrements Client sont créées par le gestionnaire de compte lors de l’établissement du premier contact avec un client.
  • Les enregistrements Projet sont créés par le gestionnaire de compte lorsqu’il répond aux demandes de renseignements sur les projets d’un client.
  • Les enregistrements Devis sont créés par le responsable de l’ingénierie lors de l’analyse des exigences du projet.
  • Les enregistrements Devis sont mises à jour par le gestionnaire de compte lors de la réception de la validation client.
  • Les enregistrements Facture sont créés par l’agent comptable lors de la comptabilisation du temps d’ingénierie.

Ce système d’information sur mesure permet à 3 postes d’interagir pour mieux servir leurs clients :

  • Le gestionnaire de compte,
  • Le responsable ingénierie,
  • L’agent comptable.

Selon vos pratiques d’exploitation, vous pouvez simplement utiliser le rôle editeur pour eux, car il leur permet de modifier les données, mais pas la structure des données de l’application. Chaque utilisateur doit avoir son propre compte de toute façon et cela ne coûtera rien de plus d’avoir plus de comptes sur la plateforme (la facturation se fait par siège utilisant les applications en même temps, quel que soit le nombre total d’utilisateurs que vous créez).

Pour mieux spécialiser les rôles, vous pouvez créer un nouveau rôle pour chacun des types d’utilisateurs ayant accès à votre système d’information. La plateforme enregistre l’historique des informations de toute façon, vous ne vous demanderez donc pas pourquoi certaines données ont changé à un moment donné, vous pouvez le vérifier. Cependant, vous pouvez empêcher certains utilisateurs de mettre à jour ou d’accéder à des types de données spécifiques.

Pour chacun des rôles que vous souhaitez créer, vous pouvez définir les droits globalement dans l’application, ou vous pouvez sélectionner l’option Définir des droits spécifiques dans les types de données (disponible pour les objets et pour les champs). Ensuite, pour chaque rôle, sélectionnez les droits associés pour pouvoir afficher ou modifier les valeurs ou éventuellement créer et supprimer des enregistrements.

Inviter vos utilisateurs

Une fois que vous avez créé la structure des données et les rôles, il est temps de commencer à utiliser votre application. Envoyez des invitations aux autres utilisateurs pour rejoindre votre application en créant et en vérifiant leur compte.

Chaque utilisateur obtient son propre compte dans Simitless. Le partage de compte est déconseillé car il réduit la sécurité de votre système. Contrairement à de nombreux logiciels existants aujourd’hui, le coût associé aux quotas dans votre espace de travail, dans Simitless, n’est pas lié au nombre de comptes que vous créez. Vous ne payez que pour les utilisateurs connectés simultanément. Nous les appelons “sièges”.

10. Points de vue, perspectives

Vous pouvez aller plus loin et personnaliser l’écran principal de votre application. Notre documentation sur l’écran principal de l’application passe en revue toutes les options possibles, mais, en bref, vous pouvez assembler autant ou aussi peu d’informations que vous souhaitez sur l’écran principal. Les différents éléments de cet écran sont appelées Vues. Vous devriez essayer de trouver un équilibre entre l’affichage des informations importantes, celles auxquelles vous avez besoin d’accéder rapidement, et le temps de chargement plus long si vous affichez trop d’informations au démarrage de votre application. Afficher plus d’information ralentira l’affichage de l’écran principal de votre application.

Chaque utilisateur peut configurer l’affichage des données dans l’application, à l’aide de Perspectives. Les perspectives sont un assemblage de définitions de recherches enregistrées et des paramètres d’affichages, regroupés pour créer une vue personnalisée : une nouvelle perspective sur vos données.

Fini : Utiliser, Modifier, Améliorer.

Vous avez maintenant une application personnalisée qui réponds à vos besoins. Même si vous avez fait des erreurs, la plateforme est très indulgente. À tout moment, vous pouvez modifier la structure de votre application, changer les droits ou rôles de tout utilisateur, modifier le nom, les couleurs et les options de présentation. Presque tous les paramètres dans vos applications peuvent être modifiés, si vous en avez besoin.

Avec votre nouveau système de collaboration, vous pouvez rassembler en un seul endroit toutes les informations dont vous avez besoin pour informer vos décisions, en fonction de votre propre façon de travailler.